BAB 3 - Menggunakan E-mail untuk Komunikasi

BAB 3 - Menggunakan E-mail untuk Komunikasi

A.                        Mendeskripsikan Fungsi E-mail sebagai alat komunikasi

1.    Penggunaan Internet untuk Komunikasi

      E-mail merupakan kepanjangan dari Electronic Mail , yang berarti surat elektronik.  Dikatakan sebagai surat elektronik arena media pengirimannya dengan peranti elektronik yaitu komputer melalui internet.  Alasan disebarluaskannya penggunaan Internet sebagai jaringan komputer inernasional adalah karena fleksibilitas dari berbagai jenis komputer yang dapat terhubung dengan Internet.

     

Terdapat dua jenis layanan e-mail, yaitu sebagai berikut:

a.      E-mail berbasis web

      Pada e-mail ini, seluruh aktivitas mengirim atau menerima e-mail dilakukan melalui sebuah situs yang disebut dengan web e-mail.  Setiap kali akan menggunakan e-mail, pengguna harus terhubung terlebih dahulu dengan internet.

b.     E-mail berbasis client

      Dibutuhkan sebuah perangkat lunak apabila akan menggunakan e-mail pada e-mail jenis ini, misalnya Eudora.  Fasilitas yang disdiakan perangkat lunak antara lain fasilitas untuk menulis dan mengolah e-mail tanpa harus terhubung dengan Internet.

2.      Fungsi E-mail sebagai Alat Komunikasi

      Penggunaan e-mail memungkinkan data dikirim secara elektronik sehingga sampai di tujuan dengan sangat cepat.  E-mail juga dapat digunakan untuk mengirimkan surat atau ucapan kepada keluarga di kampung halaman atau di luar negri, selain itu juga digunakan untuk melakukan kesepakatan bisnis atau mengirim dokumen penting.       

Terdapat banyak cara untuk mendapat e-mail, diantaranya sebagai berikut :

·        Melalui penyedia e-mail gratis

Contoh penyedia layanan ini adalah Yahoo (mail.yahoo.com).

·        Undangan dari teman

Contoh layanan ini adalah layanan e-mail yang disediakan oleh Google (mail.gmail.com)

·        Dari Internet Service Provider (ISP)

Beberapa contoh ISP di Indonesia, antara lain IndosatNET, wasantara Net, dan INDO.NET.

·        Dari perusahaaan

Untuk mendapat e-mail jenis ini, seseorang harus menjadi karyawan perusahaan tersebut.

·        Memesan Sendiri

Untuk mendapatkannya, kamu harus memesan domain terlebih dahulu, kemudian memesan paket hosting untuk server kamu, baru kemudian kamu akan dapat menggunakan e-mail tersebut.

B.Mendeskripsikan Persamaan dan Perbedaan Mailbox di Kantor Pos (Fisik) yang Memiliki Identitas dan Kunci dengan Mailbox E-mail (Logik) yang Memiliki User ID dan Password

Mengirim surat dengan menggunakan metode konvensional, memerlukan waktu yang relatif lama, mulai dari menulis hingga ke kantor pos.  Sedangkan dengan e-mail, pengguna cukup mengetikkan teks melalui keyboard dan dalam hitungan detik setelah dikirimkan, surat akan sampai ke alamat tujuan.

C.                        Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek untuk Membuat E-mail

     

Hal yang harus diketahui sebelum mengirim e-mail ke seseorang adalah alamat e-mail dari orang tersebut, karena jika kita tidak mempunyai alamat e-mail maka proses pengiriman e-mail tidak akan pernah terjadi.

Untuk memperoleh alamat e-mail atau e-mail account, anda cukup mendaftarkan diri pada sebuah situs penyedia layanan e-mail, antara lain sebagai berikut :

• Yahoo! layanan dari Yahoo! (mail.yahoo.com) 
• Gmail layanan dari Google (mail.gmail.com) 
• Hotmail layanan dari Microsoft (www.hotmail.com) 
• Plasa layanan dari Telkom (www.plasa.com)

 

Tampilan Yahoo! mail

Tampilan G-mail

Tampilan Hotmail

Tampilan Login Plasa Mail

1.    Melakukan Pendaftaran di Yahoo Mail

Berikut ini langkah-langkah untuk melakukan pendaftaran di Yahoo! Mail :

a.      Klik tombol start.

b.      Klik browser website,.

c.      Buka situs Yahoo Mail di  http://mail.yahoo.com, mengetikkannya di kotak Address.

d.      Selanjutnya klik Sign Up.

e.      Isikan Enter the code shown pada bagian Verify Your Registration.

f.        Jika telah selesai, langkah terakhir adalah baca ketentuan layanan yang disediakan oleh Yahoo Mail.

g.      Jika aplikasi kamu diterima oleh Yahoo! Mail maka akan muncul kotak dialog sukses, kemudian klik continue to Yahoo! Mail.

h.      Setelah berhasil, kamu akan mendapat satu pesan pada inbox yang berisi ucapan selamat bergabung dari Yahoo!.

2.    Menggunakan Yahoo! Mail

Untuk menggunakan e-mail tersebut, berikut langkah-langkahnya :

a.      Klik tombol star, lalu pilih browser.

b.      Buka situs Yahoo! Mail. Isi Yahoo ID dan password yang kamu miliki pada bagian Sign In.

c.      Klik tulisan Inbox, apabila ingin mengetahui ada pesan atau tidak.

d.      Klik salah satu subjek e-mail yang akan kamu baca.

D.                        Melakukan Attachment File ke dalam E-mail

     

1.    Mengirim E-mail

            Cara untuk mengirim pesan adalah :

a.      Langkah 1 sampai langkah 2 sama dengan cara menggunakan e-mail seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

b.      Klik icon Compose, akan muncul halaman Compose.

c.      Pada kotak To, ketikkan alamat e-mail penerima dan pada kotak Subject ketikkan dengan perihal atau judul dari e-mail yang dikirim.

d.      Pada kotak Cc (Carbon Copy), isikan dengan alamat tujuan lain yang mendapatkan tembusan e-mail, sedangkan Bcc (Blind Carbon Copy), sama dengan Cc tetapi alamat ini tidak ditampilkan di sisi penerima.

e.      Selanjutnya, ketik isi e-mail yang ingin kamu kirimkan.

f.        Klik tombol Send untuk mengirim.

g.      Akan mucul halaman konfirmasi pengiriman e-mail kamu.

h.      Klik Back to Inbox untuk kembali ke kotak surat.

2. Mengirim Attachment File dalam E-mail

          Jika kamu ingin mengirimkan file sekaligus di dalam pesan e-mail yang akan kamu kirimkan, kamu dapat menggunakan dengan langkah-langkah berikut :

a.      Setelah kamu menuliskan pesan di kotak teks editor, langkah selanjutnya klik tomboh Attach Files.

b.      Pada kotak dialog Attach Files, pilih file yang akan kamu sertakan dengan cara mengklik tombol Browse.

c.      Klik Attach Files, akan ditampilkan proses Attach Files.

d.      Setelah selesai, klik Continue to Message.

e.      Pastikan nama file yang akan dilampirkan muncul di atas tombol Attach Files

f.        Klik tombol Send.

E. Melakukan Reply dan Forward

1.    Melakukan Reply E-mail

Reply adalah fasilitas untuk membalas e-mail si pengirim.  Berikut ini langkah-langkahnya :

a.      Buka surat yang terdapat di kotak surat.

b.      Klik tombol Reply, kemudian akan tampil halaman editor reply.  Ada dua cara untuk membalas e-mail, yaitu kamu dapat menghapus isi e-mail yang lama kemudian mengetik balasannya atau kamu dapat langsung mengetik e-mail balasan di atas e-mail yang kamu terima.

c.      Klik tombol Attach Files, jika kamu ingin menyertakannya.

d.      Klik tombol Send.

e.      Klik Back to Message untuk kembali ke kotak surat.

                 

2.    Melakukan Forward E-mail

                     Forward adalah fasilitas untuk meneruskan e-mail yang kamu terima ke alamat e-mail lain.  Langkah-langkahnya adalah :

a.      Buka surat yang terdapat pada inbox.

b.      Klik tombol Forward.

c.      Tulisksn alamat e-mail tujuan pada kotak isian To.

d.      Klik Send.

e.      Klik Back to Message.

F.             Mengelola E-mail

Mengelola e-mail berarti kamu dapat menghapus e-mail, mengosongkan folder, atau memindahkan e-mail ke folder khusus yang sesuai dengan kategori yang kamu inginkan.

Untuk menghapus e-mail, caranya :

1.      Buka kotak surat kamu (inbox).

2.      Pilih e-mail yang ingin kamu hapus.

3.      Klik pada bagian sebelah kiri Sender, sampai muncul tanda check list.

4.      Klik tombol delete maka file akan terhapus.

Untuk menghapus spam, pada bagian Folders pilih Bulk, langkah selanjutnya sama dengan langkah 2 sampai 4 pada saat kamu menghapus email.

G.                       Melakukan Download Attachment dan Memindahkan pada Media Lain

Untuk mencegah penuhnya mailbox akibat penyimpanan file attachment yang terlalu besar, kamu dapat menyimpan file tersebut ke media lain.

Langkah-langkah membuka dan atau menyimpan e-mail adalah sebagai berikut :

1.      Buka e-mail yang mengandung file attachment.

2.      Klik nama file attachment pada kotak subjek e-mail untuk membuka atau menyimpan (men-download) file lampiran.

3.      Klik Scan and Download Attachment, akan ada pengecekan file attach terhadap virus.

4.      Klik Download Attachment jika file attachment yang sudah kamu scan benar-benar bebas dari virus.

5.      Selanjutnya akan muncul kotak dialog untuk download file.

6.      Klik tombol Save jika kamu ingin menyimpan file attachment.

7.      Tentukan direktori atau folder penyimpanan data pada kotak Save-in.

8.      Ketikkan nama file pada kotak File Name jika ingin mengubah nama filenya.

9.      Klik tombol Save.

10. Klik tombol Open untuk membuka file hasil download atau Close untuk menutup file jika proses telah selesai.

H.                        Kode Etik Penggunaan E-mail

Etika dalam menggunakan surat elektronik sama dengan etika menggunakan surat biasa.  Etika dalam berkomunikasi melalui e-mail dikenal dengan istilah netiquette atau internet etiquette.

Berikut beberapa aturan yang perlu diperhatikan ketika kamu berkomunikasi melalui e-mail :

1.      Hindari penggunaan huruf kapital terhadap seluruh isi pesan.

2.      Hormati privacy orang lain.

3.      Ingatlah bahwa tidak semua orang suka menerima segala hal yang kamu anggap lucu.

4.      Jangan teruskan surat berantai.

5.      Jangan melakukan spam.

6.      Perhatikan dahulu susunan e-mail ”forwards” kamu apabila ingin mengirim kembali surat ke pihak lain.

7.      Selalu isi bagian subjek,  jangan dibiarkan kosong.

8.      Ganti subjek apabila topik pembicaraan berubah.

9.      Hapuslah pesan ”Reply” yang tidak perlu.

10. Jangan mudah tersinggung, reaksi berlebihan, atau terburu-buru menghapus suatu e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan baik.